Begäran om information
Förvaltningsnämnden för Sveaborg är ett statligt ämbetsverk som restaurerar, underhåller, presenterar och förvaltar Sveaborg.
Det är inte möjligt att ta del av förvaltningsnämnden för Sveaborgs datalager via ett elektroniskt gränssnitt.
Begäran om information görs:
- per brev till adressen Förvaltningsnämnden för Sveaborg, registratorskontoret, Sveaborg C40, 00190 Helsingfors
- med e-post till adressen kirjaamo(at)suomenlinna.fi
De begärda uppgifterna lämnas antingen i elektronisk form eller i pappersform eller så kan man bekanta sig med handlingarna på plats.
Arkivet för förvaltningsnämnden för Sveaborg
Det arkiv som förvaltningsnämnden förvaltar omfattar projekt som hänför sig till restaureringen och underhållet av Sveaborg samt material som hänför sig till dokumenteringen av projekten från och med 1973.
Arkivet innehåller:
- Bildmaterial (dokumentation av projekten, presentationsbilder om Sveaborg)
- Teckningssamlingar
- Arkivsamlingar
- Sektionernas protokoll
- Diarieböcker (ankommen och skickad post från 1973–)
- Evenemang och projekt som ordnats av förvaltningsnämnden
- Publikationer som utgetts av förvaltningsnämnden
Begäran om information kan göras till exempel på grundval av ön Sveaborg, byggnadens nummer, projektets namn, årtal, brevets avsändare eller mottagare.
Ärendehanteringsregistret
Förvaltningsnämnden för Sveaborg för ett ärendehanteringsregister. Registrets syfte: uppföljning av behandlingen av ärenden, beslutsregister (föredragningslistor, protokoll och beslut), dokumentregister, avtalsförvaltning och informationstjänst. Informationsmaterialet har klassificerats i uppgiftskategorierna 0–14 enligt kommunernas uppgiftsklassificering.
Datasystemet är ärendehanteringssystemet Dynasty 6.3 SQL
Ärendehanteringsregistret innehåller:
- Ärendehantering (diarie) Förteckning över anhängiga ärenden, uppföljning av behandlingen av ärenden och tidsfrister, ärende- och dokumentregister
- Inkomna och upprättade/skannade handlingar och andra handlingar som hänför sig till ärenden som ska behandlas, t.ex. promemorior
- Föredragningslistor och protokoll
- Beslut
- Begäran om utlåtande och utlåtanden
- Hyreskontrakt för områden och affärslokaler samt samarbets- och upphandlingsavtal
Vid begäran om information kan som sökfaktorer användas till exempel personens eller organisationens namn, diarienummer, Sveaborgs byggnadsbeteckning, namnet på den som upprättat handlingen eller sökord i anslutning till sakinnehållet.
Styrelsens protokoll kan också läsas på ämbetsverkets webbplats.
Information om en offentlig handling ska lämnas så snart som möjligt, senast två veckor efter det att begäran om information har mottagits. Om behandlingen och avgörandet av ett ärende kräver särskilda åtgärder eller en arbetsmängd som är större än normalt, ges uppgifter ur en offentlig handling eller avgörs ärendet senast inom en månad från det att begäran om uppgifter gjordes. Även behandlingstiden för utlämnande av sekretessbelagda handlingar är högst en månad.
De begärda uppgifterna lämnas antingen i elektronisk form, i pappersform eller så kan man bekanta sig med handlingarna på plats.
Huvudprincipen är att myndighetshandlingar är offentliga, om inte något annat föreskrivs i lagen.
Myndighetshandlingar blir offentliga bl.a. i följande fall (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 21.5.1999/621)
- en anteckning i en officiell katalog, t.ex. en diarie eller en matrikel, så snart den har gjorts
- när en begäran om anbud, beställning, utredning eller utlåtande, en framställning, ett förslag, ett initiativ eller en ansökan med bilagor har undertecknats
- när det gäller forskning eller statistik som är färdig för sitt ändamål
- när ett protokoll har undertecknats, om det inte har utarbetats för beredning av ett ärende eller för myndighetens interna arbete
En handling som har tillställts en myndighet blir offentlig när myndigheten har fått den, om inte något annat föreskrivs om handlingens offentlighet eller sekretess.
Halvfärdiga handlingar som är under beredning och förvaltningsnämndens interna förslag, utlåtanden, promemorior och andra utredningar är handlingar som kan lämnas ut endast enligt ämbetsverkets prövning.
Största delen av förvaltningsnämndens sekretessbelagda handlingar är sekretessbelagda med stöd av offentlighetslagen eller EU:s dataskyddsförordning och den nationella dataskyddslagen.
Dataskyddsprinciperna och dataskyddsbeskrivningarna för förvaltningsnämnden för Sveaborg publiceras på ämbetsverkets webbplats. Gå till sidan dataskyddsprinciper.
Styrelsens sammansättning och protokoll samt officiella handlingar publiceras på förvaltningsnämndens webbplats. Gå till styrelsesidan. Gå till dokumentsidan.
De tjänster som tillhandahålls av förvaltningsnämnden för Sveaborg publiceras också på webbplatsen suomi.fi. Gå till webbplatsen.